هر آنچه درباره مهارت های مسئول دفتر مدیرعامل باید بدانید
به گزارش وبلاگ نت قشم، مسئول دفتر مدیرعامل دست راست مدیر عامل محسوب می گردد؛ کسی که به طور مستقیم زیر نظر مدیر عامل فعالیت می نماید، برنامه کاری روزانه وی را هماهنگ می سازد و ارتباطات با بخش های مختلف سازمان و هماهنگی با مدیر عامل را به عهده دارد و در کل دستیار مورد اعتماد مدیرعامل به شمار می آید. در این مطلب، به آنالیز توضیح وظایف مسئول دفتر مدیرعامل، وظایف، مسئولیت ها و هر آنچه را که باید در خصوص استخدام در این شغل بدانید، می پردازیم. همراه خبرنگاران باشید.
مسئول دفتر مدیرعامل کیست؟
مسئول دفتر مدیر عامل نقطه ارتباطی بین دفتر با سایر بخش های سازمان، افراد خارج از شرکت و در کل هماهنگ نماینده تمام ارتباطات مدیر عامل است. این فرد در طول روز بیشترین برخورد، گفت وگو و ارتباط را با مدیرعامل دارد؛ شغلی که او داراست، یک پست سازمانی محسوب می گردد که تحت نظارت مستقیم مقام مافوق انجام می گیرد. این فرد با اتکاء به اطلاعاتی که در زمینه مدیریت سازمان، کارکنان، آیین نامه، دستورالعمل ها، مقررات و ضوابط سازمانی دارد، در واقع بازوی اجرایی مدیرعامل در مدیریت سازمان است.
شباهت های زیادی بین مسئول دفتر و منشی وجود دارد و گاهی این دو شغل، یکسان در نظر گرفته می شوند. در شرکت های کوچک ممکن است فقط وجود یک منشی برای انجام همه امور ارتباطی و هماهنگی مدیریت کافی باشد؛ اما زمانی که شرکت بزرگ باشد، علاوه بر منشی، وجود یک مسئول دفتر مدیرعامل از ضروری ترین احتیاجهاست و وظایف او بسیار عمیق تر و فراتر از منشی گری است.
مسئول دفتر مدیرعامل چه وظایفی به عهده دارد؟
در چارت سازمانی شرکت ها، توضیح وظایف مسئول دفتر مدیرعامل، به عنوان حلقه واسط بین مدیرعامل و بیرون و درون شرکت، بازه گسترده ای است؛ از دفترداری و مدیریت کارکنان دفتر گرفته تا هماهنگی ها و ارتباطات گسترده مدیرعامل با بیرون و درون سازمان. به طور کلی وظایف این شغل در دو دسته اصلی و فرعی تقسیم بندی می شوند که در جدول زیر توضیح وظایف لیست شده اند:
| وظایف مسئول دفتر مدیرعامل | |
|---|---|
| وظایف اصلی | وظایف فرعی |
| ثبت تمامی نامه های دریافتی و ارسالی شرکت و کنترل ضمائم مربوطه | همکاری در تبدیل خط مشی کلی شرکت به برنامه های قابل اجرا |
| بایگانی پرونده ها، اوراق، نامه ها، گزارش ها و تمامی اسناد و مدارک در آرشیو اختصاصی دفتر | حضور به موقع و موثر در دفتر و سایر بخش های شرکت در صورت احتیاج |
| دریافت اوراق، گزارش ها و مکاتبات تایپ شده و کنترل ضمائم و سپس ارائه به مدیرعامل و دریافت امضای آن ها | همکاری با سایر بخش ها و پرسنل برای دسترسی به اهداف شرکت |
| هماهنگی کلیه تمامی برنامه های مدیرعامل، جلسات درون و بیرون سازمان، قرارهای دیدار و سفرهای کاری | نظارت بر مصوبات و صورت جلسه های کمیته های رهبری و مدیریتی سازمان |
| هماهنگی و ابلاغ تمامی دستورها، پیغام ها و برنامه های مدیرعامل به سایر بخش های سازمان و پرسنل | همکاری و یاری به توسعه مهارت ها و برنامه های آموزشی و در دسترس قرار دادن آن ها برای استفاده پرسنل شرکت |
| ارسال مکاتبات، اسناد و مدارک صادره شرکت به واحدها، شرکت های زیرمجموعه و بخش های مربوطه و پیگیری آن ها | استفاده بهینه از تجهیزات، امکانات و تسهیلاتی که شرکت در اختیار پرسنل قرار داده و حفظ و نگهداری از آن ها |
| تهیه پیش نویس نامه های اداری و سازمانی محول شده از سوی مدیریت | |
| تهیه گزارش روزانه از اتفاقات مهم شرکت یا سازمان و ارائه به مدیرعامل |
چه مهارت هایی برای شغل مسئول دفتر مدیرعامل احتیاج است؟
مهارت های مورد احتیاج برای این شغل، مانند تمامی مشاغل دیگر، به 2 بخش مهارت های تخصصی و مهارت های عمومی تقسیم می گردد:
مهارت های تخصصی
شامل آن دسته از تجربیات و دانشی می گردد که برای مدیریت، سازماندهی و گزارش دهی احتیاج است. این مهارت ها عبارت است از:
- تسلط بر نرم افزارهای Office و سایر نرم افزارهای تهیه داده و گزارش؛
- آشنایی با زبان انگلیسی؛
- توانایی انجام مکاتبات اداری؛
- آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی؛
- توانایی گزارش دهی منظم و اصولی.
مهارت های عمومی مسئول دفتر مدیرعامل
این مهارت ها عبارت است از:
- توانایی پیگیری خوب؛
- مهارت های روابط عمومی؛
- اعتمادبه نفس زیاد؛
- روحیه مسئولیت پذیری؛
- توانایی مدیریت استرس؛
- خلاق بودن؛
- توانایی مدیریت زمان؛
- مهارت اولویت بندی کارها.
بعلاوه مسئول دفتر مدیرعامل ویژگی های فردی خاصی را هم احتیاج دارد؛ از جمله:
- رفتار محترمانه؛
- رازداری و حفظ اسرار مدیرعامل و شرکت؛
- وقت شناسی و انضباط؛
- حافظه قوی و حضور فکر بسیار؛
- تعهد در انجام کارها؛
- صبر و شکیبایی زیاد.
مقدار حقوق مسئول دفتر مدیرعامل چقدر است؟
حقوق مسئول دفتر مدیر عامل به سطح تجربه و دانش او، مسئولیت هایی که به عهده دارد، ابعاد شرکت و تعداد پرسنل و مواردی از این دست بستگی دارد. اما به طورکلی حقوق مسئول دفتر مدیر عامل از 7 میلیون تومان، به همراه سایر مزایا آغاز می گردد. بعلاوه در کنار این حقوق و مزایا، اگر در توضیح وظایف مدیر دفتر مدیرعامل ماموریت هم تعریف شده باشد، بر اساس دستورالعمل های قانون کار و هم سازوکار شرکت، حق ماموریت هم پرداخت خواهد شد.
چه رشته و سطح تحصیلاتی برای مسئول دفتر مدیرعامل احتیاج است؟
پیش شرط استخدام یک مسئول دفتر مدیر عامل داشتن یک سال سابقه کار است و به طور کلی رشته تحصیلی یا سطح خاصی برای احراز این شغل احتیاج نیست. البته معمولاً کارفرماها ترجیح می دهند که فارغ التحصیلان رشته های حسابداری، مدیریت یا روانشناسی را به علت نزدیک بودن مهارت ها و دانش لازم برای این کار استخدام نمایند. عموماً داشتن مدرک کارشناسی یا گاهی کارشناسی ارشد برای این شغل کافی است.
در صورت داشتن مهارت های لازم برای این شغل در سطوح بالا و سابقه کار چندساله با مدرک دیپلم هم امکان استخدام وجود دارد. در چند سال گذشته هم در بعضی از دانشگاه های کشور، رشته های مثل امور دفتری و منشی گری که مهارت های این شغل را هم آموزش می دهند، راه اندازی شده است.
گذراندن دوره های آموزشی مرتبط با مهارت های کامپیوتری، نرم افزارهای آفیس و دور ه های مقدماتی مدیریتی مزیت بالایی در استخدام فرد به عنوان مسئول دفتر مدیر عامل محسوب می گردد.
جمع بندی
باتوجه به احتیاجهای شغل مدیر دفتر مدیرعامل اگر فردی مهارت های لازم و توانایی مدیریت کارها را داشته باشد و از نظر ویژگی شخصیتی در دسته برونگراها قرار گیرد، این شغل گزینه خوبی برای ورود به بازار کار است. یکنواخت نبودن شغل، ارتباط با افراد و سازمان های مختلف و امکان به دست آوردن فرصت های بیشتر شغلی، از مزایای این کار است و برای کسانی که در پی مشاغل چالشی هستند، شغل خوبی محسوب می گردد.
جدیدترین آگهی های استخدام را در وبلاگ نت قشم ببینید
نظر شما چیست؟ آیا مهارت های دیگری هم برای این شغل احتیاج است؟ آینده شغلی و مسیر پیشرفت یک مسئول دفتر مدیرعامل چیست؟ دیدگاه های خود را بخش نظرات با ما در میان بگذارید.
منبع: بلاگ دیوار