الگوی پیروز برای تدوین استراتژی منابع انسانی: ده گام کلیدی - وبلاگ نت قشم

به گزارش وبلاگ نت قشم، مینا حسنی، زینب حمیدی فر*؛ یک سازمان به منظور رشد، بقا و نیل به مأموریت های غایی که موجودیتش را در محیط رقابتی اعلام می نماید، نیازمند بهره گیری از ترکیبات پیچیده ای از منابع انسانی، مالی و منابع اولیه است که آرایش درست و مقتضی آنها، اهرمی را جهت دست یابی به مقاصد پیش بینی شده اش دراختیار سازمان قرار می دهد.

از میان این سه، منابع انسانی قوی ترین و اصلی ترین نقاش را در دستیابی به نتایج چشمگیر و رقابت پذیری در کسب وکار های نوین ایفا می نماید؛ بنابراین هرسازمان، مزیت رقابتی پایدار خود را، به واسطه کارکنانش کسب می نمایدو از آن پس مدیریت منابع انسانی، به عنوان بخش جدایی ناپذیر استراتژی کسب وکار مورد توجه نهاده شد و در واقع ظهور واژه مدیریت استراتژیک منابع انسانی، نتیجه چنین کوشش هایی بود. مدیریت استراتژیک منابع انسانی، با یکپارچه سازی و پیوستگی مدیریت منابع انسانی به استراتژی کسب وکار، سازگاری و تطبیق مدیریت منابع انسانی باکلیه سطوح سازمان مرتبط می شود.

مدیریت استراتژیک منابع انسانی (Strategic human resource management)

منظور از این نوع مدیریت، هر نوع کوشش برای شناسایی و برطرف کردن نیاز های فعلی و آینده کارکنان سازمان است تا به کمک آن ها اهداف کسب و کار محقق شود. استراتژی سازمان، فرآیند هایی را تعریف می نماید که به وسیله آن ها اهداف سازمانی محقق می شود. استراتژی های سازمانی منعکس نماینده دیدگاه های رهبران شرکت است و از فرهنگ یک سازمان نیز بیرون می آید و، اما استراتژی های منابع انسانی، نحوه عملکرد مدیریت منابع انسانی و منابع انسانی سازمان را برای دستیابی به اهداف سازمانی تعریف می نمایند.

تفاوت مدیریت استراتژیک منابع انسانی با مدیریت منابع انسانی

مدیریت منابع انسانی استراتژیک (SHRM) در واقع به فرایندی گفته می شود که در طی آن استراتژی های منابع انسانی تدوین می شود. یک روش کلی برای مدیریت کارکنان است و تمرکز اصلی آن بر روی اهداف سازمانی است. هدف اصلی از این نوع مدیریت، راهنمایی سازمان در مسیری است که برای آینده خود در نظر گرفته است. این در حالی است که فرایند HRM بر اهداف خاص سازمان تمرکز دارد. یعنی اینکه معین می نماید، چه چیز هایی باید در سازمان تغییر کند، چه نیاز هایی باید برآورده شود و به طور کلی چه اقداماتی باید بر روی کارکنان صورت گیرد تا فعالیت های آن ها همگام و همسو با اهداف سازمانی به پیش برود. به عنوان مثال، اقدامات مربوط به آموزش، استخدام اثربخش، انعطاف پذیری، کار گروهی و روابط باثبات کارکنان به وسیله مدیریت منابع انسانی انجام می شود.

اهمیت مدیریت استراتژیک منابع انسانی در سازمان ها

هیچ کس نمی تواند منکر نقش معین نماینده منابع انسانی در پیشبرد اهداف کلی سازمان باشد. از این رو، وجود واحد منابع انسانی برای تمامی سازمان ها ضروری است، چرا که این واحد با تکیه بر برنامه ها و استراتژی های خود می تواند منجر به افزایش کارایی و اثربخشی نیروی انسانی شود. علاوه بر این، وجود استراتژی منابع انسانی مستمر و پایدار، ارتباط بین شرکت و کارکنان را بهبود می دهد و سبب ایجاد سود برای سازمان و جامعه خواهد شد. نوع برنامه ای که در فرایند مدیریت استراتژیک منابع انسانی تدوین می شود، عامل اصلی و کلیدی در رساندن سازمان به اهدافش است.

راهنمای گام به گام تدوین یک استراتژی منابع انسانی

گام اول: آنالیز ویژگی های جمعیت شناختی

جهت انجام برنامه ریزی نیروی انسانی که یک بخش مهم در تدوین استراتژی منابع انسانی هست و آماده شدن برای اجرای استراتژی منابع انسانی به اطلاعات جمعیت شناختی نیاز است. تحصیلات، سن، ستاد یا صف بودن کارکنان و اطلاعات روانشناختی از جمله موارد مهم در این بخش است. برای بخش اطلاعات روانشناختی کارکنان بهره هوشی، هوش هیجانی، تعهد، رضایت شغلی، خلاقیت و هر آنچه که فکر می کنید در اجرای استراتژی منابع انسانی شما مفید خواهد بود می تواند مورد استفاده قرارگیرد.

گام دوم: شناخت وضع موجود فرایند های منابع انسانی

برای شناسایی شرایط موجود برای آنالیز فرایند های منابع انسانی از هر مدل تعالی منابع انسانی می توان استفاده کرد. مانند مدل تعالی منابع انسانی 34000 و مدل تعالی فیلیپس. در این متن از مدل تعالی منابع انسانی فیلیپس استفاده می شود و فرایند های منابع انسانی بر این اساس آنالیز می گردند. در دل این مدل و هر عامل، عوامل مختلف دیگر گنجانده شده است.

مدل فیلیپس یکی از مدل های های تدوین راهبرد منابع انسانی است و از نوع مدلی از مدل های عقلایی تدوین راهبرد منابع انسانی است که بر مبنای راهبرد کسب وکار، راهبرد منابع انسانی را شکل می دهد. این مدل در شرکت فیلیپس و به منظور ارزیابی سطح توسعه یافتگی فرآیند ها تدوین شده است. این مدل ابزاری است که اول به مدیریت منابع انسانی کمک می نماید تا کیفیت فرآیند های منابع انسانی را بسنجد، دوم اینکه برنامه بهبود مستمری را تدوین می نماید که وظایف منابع انسانی را در سفر به سوی تعالی توسعه می دهد.

فیلیپس به عنوان یکی از تعهدات راهبردی خود از سال 2004 ابزار هایی تحت عنوان ابزار های ارزیابی فرایند طراحی نموده است. برای اینکه قوت و ضعف منابع انسانی در فرایند ها و نتایج و راهبرد ها را بدانیم باید آن ها را با مستندات موجود و مصاحبه با متخصصان این حوزه امتیازدهی کنیم. از وزن های ارائه شده استفاده می کنیم تا مقدار اهمیت هر بخش در امتیاز دهی موثر باشد.

گام سوم: تجزیه و تحلیل محیط شناسایی فرصت ها و تهدید ها

فرصت ها و تهدیدات محیط مالی- فرهنگی/ اجتماعی- حقوقی/ قانونی/ تکنولوژیک/ محیط دور و نزدیک

آنالیز فرایند ها و راهبرد های منابع انسانی با مدل تعالی فیلیپس در شناخت ضعف ها و قوت های منابع انسانی کمک کرد و مصاحبه با متخصصان و مدیران شرکت، خروجی گزارشات منابع انسانی، آنالیز محیط های تکنولوژیکی، مالی، سیاسی، فرهنگی، صنعتی و .. فرصت ها، تهدید های منابع انسانی را روشن می سازد. تجزیه و تحلیل SWOT به شما این امکان را می دهد که عوامل داخلی و خارجی را که نقش مهمی در عملکرد ها و اهداف منابع انسانی دارند، تجزیه و تحلیل کنید.

دانستن نقاط قوت خود به شما در ایجاد اهداف بلند مدت و کوتاه مدت کمک می نماید. یادگیری نقاط ضعف به شما این امکان را می دهد که کاستی ها را برطرف کنید یا بخش های خاصی را بهبود بخشید. فرصت ها نمایی اجمالی از مسیر بعدی بخش شما ارائه می دهند. تهدید ها می توانند به شما در خصوص مسائل و خطرات احتمالی در آینده هشدار دهند.

تجزیه و تحلیل SWOT می تواند به بخش منابع انسانی کمک کند تا تصمیم بگیرد که چه حوزه هایی قوی و رو به افول هستند تا بتوان منابع را به طور مناسب تخصیص داد. توصیه می شود که رهبران منابع انسانی دو بار در سال یک تجزیه و تحلیل SWOT انجام دهند تا آنالیز نمایند که چگونه نیاز های نیروی کار در طول یک دوره تغییر نموده است و چگونه به این تغییرات واکنش نشان دهند.

گام چهارم: ترسیم وضع مطلوب منابع انسانی

برای ترسیم وضع مطلوب منابع انسانی می بایست استاندارد های جهانی را مطالعه و به آنالیز شرکت های رقیب پرداخته شود. در آنالیز شرکت های رقیب، رقبای عمومی و رقبای صنعت را در نظر گرفته و یک آنالیز میدانی (در برخی شرکت ها آنالیز در سطح جهانی هم ضروری است) انجام دهید تا وضع مطلوب فرایندها، راهبردها، ویژگی های منابع انسانی بدست بیاید.

گام پنجم: آنالیز همسویی استراتژیک

همسویی منابع انسانی با استراتژی های سازمان و استراتژی های وظیفه ای، یعنی تطابق و تناسب بین منابع انسانی سازمان و استراتژی هایی که سازمان برای رسیدن به اهداف خود در نظر گرفته است. برای این منظور، نیاز است که فرآیند های مدیریت منابع انسانی با استراتژی های سازمان و استراتژی های وظیفه ای همسو شوند و این امر نیازمند شناخت دقیقی از استراتژی های سازمان و نیاز های منابع انسانی است.

گام ششم: تحلیل شکاف وضع موجود و مطلوب براساس تعالی منابع انسانی

پس از معین شدن وضع مطلوب منابع انسانی و یعنی تطابق و تناسب بین منابع انسانی سازمان و استراتژی هایی که سازمان برای رسیدن به اهداف خود در نظر گرفته، نوبت به تحلیل شکاف ها و آنالیز مقدار شکاف می رسد. در این گام وضع موجود هم از منظر فرایند ها و راهبرد ها که با مدل تعالی فیلیپس معرفی گردید و هم از منظر نیروی انسانی آنالیز و با وضع مطلوب مقایسه می شود. هنگامی که به تحلیل مقدار شکاف پرداخته می شود. نتایج اصلی باید تمام زیرشاخه های عوامل و امتیاز داده شده را در خود جای دهد.

گام هفتم: چالش ها و پیشرانه های منابع انسانی

بعد از معین شدن نقاط قوت و ضعف منابع انسانی زمان آن رسیده که چالش ها و پیشرانه ها را معین کنیم. چالش های منابع انسانی مانند تامین نیروی انسانی، ارتباط با کارکنان، مدیریت تنوع فرهنگی و زبانی زیاد و ارزیابی عملکرد دقیق همیشه مطرح است. در مقابل پیشرانه های منابع انسانی شامل مواردی، چون ارائه آموزش های مناسب و افزایش مهارت های کارکنان، حقوق و مزایای مناسب، ایجاد فرهنگی از همکاری، احترام، اعتماد و هماهنگی در سازمان و ارائه فرآیند های مناسب برای ارزیابی و پیگیری عملکرد کارکنان می شود.

گام هشتم: تدوین منظره و ماموریت منابع انسانی

برای تدوین استراتژی منابع انسانی تهیه منظره منابع انسانی، ماموریت منابع انسانی و ارزش های محوری پیش نیاز است. برای تدوین منظره و ماموریت و ارزش های منابع انسانی هم باید نظری بر اسناد بالادستی مثل منظره کشور، سیاست های کلی نظام اداری کشور، برنامه های توسعه دولت، منظره هلدینگ، منظره سازمان، ماموریت سازمان، ارزش های سازمان، فرهنگ سازمانی انداخت تا همسویی بین منظره و ماموریت منابع انسانی با اسناد بالادستی وجود داشته باشد و متنی ایجاد شود که قابل اجرا و منطقی است.

غیر از موارد بالادستی آنالیز وضع موجود در منابع انسانی شرکت، آنالیز وضع مطلوب و مطالعات تطبیقی هم برای تدوین منظره و ماموریت منابع انسانی ضروری است، زیرا در غیر این صورت اسناد تدوین شده جزیره ای جداگانه خواهد بود و به هیچ عنوان واقعی و قابل اجرا نخواهد بود. بعنوان مثال وقتی در ارزش های سازمانی سلسله مراتب اولویت است مفهوم چابکی در منظره عملا باورپذیر نخواهد بود ویا اینکه وقتی در سازمان شایستگی ملاک نیست و در اولویت های اولیه سازمان قرار ندارد نمی توانیم در منظره انتظار منابع انسانی ممتاز داشته باشیم. مثال:

منظره منابع انسانی

شرکت X برخوردار از سیستم ها و فرآیند های عادلانه، چابک و یادگیرنده و منابع انسانی متمایز و شایسته ترین ها در راستای خوشنامی گام برمی دارد.

بیانیه مأموریت منابع انسانی

ما با جذب شایسته ترین ها، تاکید بر شایسته سالاری در جذب و ارتقا، توسعه و یادگیری مستمر و سیستم های عادلانه با تاکید بر نوآوری و خلق محیط سازمانی یادگیرنده، به وسیله فرایند های بهبود مستمر شرکت X را در رسیدن به خوشنامی و سوداوری کمک می رسانیم.

ارزش های محوری

شایسته سالاری، بهبود مستمر، مشتری محوری، مشارکت جویی

گام نهم: معین اهداف

پس از منظره و بیانیه ماموریت نوبت به معین اهداف رسیده است، اهداف بلند مدت و کوتاه مدت با توجه به چالش ها و پیشرانه ها و اقداماتی که باید صورت بگیرد. معین شدن ماموریت، منظره و ارزش های محوری منابع انسانی کمک می نماید تا اهداف را متناسب با آن ها و در پی آن استراتژی متناسب با اهداف تدوین شود.

مرحله آخر: تدوین استراتژی منابع انسانی

برای تدوین استراتژی منابع انسانی نیاز به منابعی می باشد تا همسویی استراتژی با اهداف و منظره و ماموریت حفظ شود. این منابع غیر از منظره و ماموریت، همان آنالیز های سازمانی، از منظر فرایند و نیروی انسانی و چالش ها و پیشرانه ها و اهداف منابع انسانی برای برطرف موانع موجود است.

درتدوین استراتژی تصمیم مدیران در خصوص رویکرد های آینده شرکت هم موثر است. پس از تدوین استراتژی اصلی، استراتژی های خردتر و اقدامات جهت دستیابی به اهداف پیش بینی می شود. استراتژی های اصلی 4 الی 6 مورد می تواند باشد. استراتژی های فرعی برای شفافیت بیشتر استراتژی های اصلی است. استراتژی معین شد و حالا نوبت به اقدامات یکپارچه منابع انسانی است.

جمع بندی:

تدوین استراتژی منابع انسانی برای هر سازمان بسیار مهم است، زیرا این استراتژی به سازمان کمک می نماید تا به برترین شکل ممکن از نیروی انسانی خود استفاده کند و در نتیجه، بهره وری و عملکرد سازمان را بهبود بخشد. لزوم نگاه استراتژیک به منابع انسانی، موضوعی است انکارناپذیر که با گذر زمان و ایجاد تحولات روزافزون محیطی بر اهمیت آن افزوده می شود. در عین حال، فضای شکل گیری استراتژی های منابع انسانی و ایجاد یکپارچگی میان این استراتژی ها و استراتژی های سازمان، از جمله چالش های اساسی مدیران است.

جذب و حفظ نیروی انسانی با استعداد، افزایش بهره وری، ایجاد فرهنگ سازمانی مناسب، توسعه نیروی انسانی کمک می نماید تا با ارائه برنامه های توسعه منابع انسانی، سازمان نیروی انسانی خود را برای بهبود مهارت هایشان، توسعه دانش و تجربه، و ارتقای شغلی آموزش داده وآن ها را برای نقش های جدیدی که ممکن است در آینده برای سازمان پدید آید، آماده کند.

با توجه به تحولات رو به رشد بازار کار، تغییرات در تکنولوژی، فرهنگ کاری و نیاز های مشتریان، سازمان باید به برترین شکل ممکن نیروی انسانی خود را آماده کند تا بتواند با تحولات بازار کار سازگار باشد و رشد و توسعه خود را حفظ کند.

منابع

قلی پور، رحمت اله (1402) 10 گام تدوین استراتژی منابع انسانی، برگرفته از درس گفتارها، دانشکده مدیریت دانشگاه تهران.

سعادت، اسفندیار: مدیریت منابع انسانی، انتشارات سمت، 1386

آرمسترانگ، مایکل: جمعی از مشاوران ارشد شرکت کوپرز اند لیبراند، راهبرد های منابع انسانی، ترجمه خدایار ابیلی و حسن موفقی، انتشارات فرا، 1380

آرمسترانگ، مایکل: مدیریت استراتژیک منابع انسانی، ترجمه سید محمد اعرابی، داود ایزدی، دفتر پژوهش های فرهنگی، 1384

اعرابی، سید محمد، مورعی، محمدهادی، 1382، توسعه مدل یکپارچه تدوین استراتژی منابع انسانی (مطالعه موردی: شرکت مپنا)، مجموعه مقالات اولین کنفرانس توسعه منابع انسانی

آرمسترانگ، مایکل، 1390، مدیریت استراتژیک منابع انسانی، ترجمه سید محمد اعرابی، امید مهدیه، دفتر پژوهش های فرهنگی

*دانشجویان دکتری مدیریت دولتی گرایش مدیریت منابع انسانی دانشگاه تهران